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Se hai ricevuto la fatidica dichiarazione di matrimonio e hai iniziato a fantasticare concretamente all’organizzazione del tuo matrimonio, ti sarai sicuramente imbattuta in qualche sito o avrai sicuramente sentito parlare da qualcuno della figura del Wedding Planner.
Ma chi è realmente il Wedding Planner? Sei sicura che quanto letto su internet, riviste o raccontato da parenti e amici sia la vera descrizione di questa professione?
Provo a raccontartela io, in questo articolo, in maniera abbastanza semplice sperando di fare la giusta chiarezza, utile soprattuto ad una scelta consapevole dei servizi svolti.
CHI È UN WEDDING PLANNER?
Per capire in modo immediato e definire almeno in parte chi è il wedding planner, partirei dalla traduzione letterale (dall’inglese all’italiano) con un approfondimento sulla definizione data da wikipedia.
Dalle parole inglesi wedding, ossia «matrimonio», e planner ossia «pianificatore» questo è il risultato tradotto letteralmente:
WEDDING = MATRIMONIO
PLANNER = PIANIFICATORE
WEDDING PLANNER = PIANIFICATORE DI MATRIMONIO
Da questa semplice traduzione dovrebbe essere abbastanza chiaro chi è il wedding planner, e perché non sia corretto chiamarlo semplicemente “Wedding”, come purtroppo è diventato di uso comune!
il Wedding Planner infatti è colui che di professione fa il “planner” perché il suo mestiere è pianificare, organizzare, non fare il “wedding”.
Secondo Wikipedia , il wedding planner è una persona che si occupa di pianificare e amministrare il matrimonio di una coppia, insieme alla coppia.
Pianificare e amministrare infatti, sono alcuni dei compiti e delle responsabilità principali di questa professione;
Un organizzatore di matrimoni ha inoltre mansioni relative alla logistica del giorno dell’evento e deve essere un esperto di tutto ciò che riguarda il matrimonio per poter guidare correttamente la coppia passo passo, dai preparativi al giorno del sì.
COSA FA’ UN WEDDING PLANNER?
La Versatilità del Ruolo
Definire in modo esaustivo le attività di un wedding planner è complesso, poiché il suo coinvolgimento varia in base alle esigenze specifiche di ogni coppia. Solo dopo un primo incontro è possibile stilare un elenco dettagliato dei compiti e delle responsabilità, specificandoli nel contratto e nel preventivo.
L’Ascolto e la Comprensione
Il ruolo primario del wedding planner consiste nell’assistere i futuri sposi nell’organizzazione del loro matrimonio. Per farlo nel modo più efficace, è fondamentale ascoltare attentamente le loro esigenze, aspettative e desideri. Comprendere a fondo i loro gusti e la loro visione del matrimonio è essenziale per un risultato impeccabile.
Il Budget: Un Elemento Fondamentale
Oltre all’aspetto emotivo, è indispensabile considerare il budget a disposizione. Il wedding planner non è un mago o una fatina con la bacchetta magica capace di “trasformare i sogni in realtà”. Se volessimo fare un paragone simpatico il wedding planner è un angelo custode con la calcolatrice! Già, perché l’organizzatore di matrimoni è il professionista che gestisce le risorse in modo efficiente, spiegando quali servizi sono realizzabili in base alla spesa prevista. Spesso, le coppie non conoscono i reali costi di mercato pertanto sottovalutano o sovrastimano i costi dei matrimoni, e il wedding planner ha il compito di chiarire le aspettative.
La Pianificazione Strategica
Una volta definito il budget, il wedding planner può iniziare la pianificazione del matrimonio, proponendo soluzioni adatte alle esigenze della coppia. Il primo incontro con i futuri sposi è spesso lungo e approfondito, poiché un matrimonio è un evento complesso e richiede un’organizzazione accurata.
Pertanto, personalmente, quando fisso un primo incontro con una coppia li avviso sempre che il nostro primo incontro potrebbe durare qualche ora.
I Benefici di Affidarsi a un Professionista
Un matrimonio è uno degli eventi più significativi e più felici nella vita di una coppia ma può anche essere uno dei più stressanti.
Affidarsi a un wedding planner significa acquistare tranquillità. Il professionista si occuperà della selezione dei fornitori, della valutazione dei contratti, dell’organizzazione degli appuntamenti e delle scadenze, fornendo soluzioni “filtrate” e evitando inutili perdite di tempo, rischi e situazioni soiacevoli.
Ma vediamo un po’ più nello specifico, in cosa consistono e cosa comprendono alcune funzioni del Wedding Planner.
IL WEDDING PLANNER PIANIFICA
La pianificazione é la prima fase dell’organizzazione generale del matrimonio e riguarda la vera e propria progettazione.
E’ in questo momento che si buttano giù le fondamenta dell’evento, proprio come se si dovesse costruire una casa.
In questa fase, l’organizzatore di matrimoni individuerà gli obiettivi e le priorità degli sposi predisponendo insieme a loro una timeline con le scadenze di ogni steps.
Per poter procedere con tranquillità, in questa fase è fondamentale:
- aver stabilito una data o almeno un periodo di riferimento per la celebrazione e il festeggiamento del matrimonio;
- avere un’idea di massima del numero di inviati;
- aver stabilito un budget per l’organizzazione del matrimonio;
- ripartire il budget in base alle priorità che gli sposi danno per ogni voce di costo (location, catering, allestimenti, musica e intrattenimento, ecc.), ottimizzandolo per garantire il miglior risultato in termini di costo e beneficio del risultato finale;
- programmare le attività future (da quelle a breve termine a quelle più a lungo temine) stilando una timeline con i tempi e le scadenze di ogni fase organizzativa;
IL WEDDING PLANNER ORGANIZZA
L’organizzazione è la fase operativa della pianificazione, in cui appunto, partendo dalla timeline stilata in fase di progettazione, si iniziano ad attuare tutte le operazioni ed attività per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Questa fase comprende la ricerca dei fornitori più adatti e la loro selezione in funzione anche della disponibilità della data.
Ci tengo a precisare che il wedding planner non organizza il matrimonio facendo sue scelte, così come non fa nulla senza l’approvazione degli sposi.
Pertanto frasi come: <<io no ho bisogno del wedding planner perché voglio scegliere da sola>> sono indice di chi non ha ben chiaro i compiti e i ruoli di chi fa questa professione.
Successivamente l’aver individuato una rosa di fornitori, solitamente 2 o 3 fornitori per categoria, verranno richiesti e sottoposti all’attenzione degli sposi diversi preventivi.
Da questo momento inizia la fase di consulenza che si alterna a quella della pianificazione e organizzazione a seconda delle scelte dei futuri sposi.
Nella fase organizzativa rientrano quindi:
- la ricerca dei fornitori;
- La richiesta di preventivi;
- la selezione in funzione delle esigenze degli sposi, nonché della disponibilità di data;
- L’esame e la valutazione dei contratti;
- gli appuntamenti con i fornitori;
- i sopralluoghi;
- le prove menù;
- le prove abito; ecc.
Non c’è dubbio che affidandoti ad un organizzatore di matrimonio risparmierai telefonate e tempo durante i preparativi, avendo anche la sicurezza che tutto proceda nei tempi giusti senza restare indietro. Avrai nelle tue mani sempre valide soluzioni tra cui scegliere.
IL WEDDING PLANNER OFFRE CONSULENZA
Anche nelle fasi precedenti, durante il planning e l’organizzazione dunque, il wedding planner offre la sua consulenza. Stilare un programma indicando ogni fase organizzativa e ogni scadenza in cui prendere delle decisioni, proporre i fornitori scegliendoli tra i migliori professionisti, sono operazioni frutto dell’esperienza del professionista nel settore.
Ma la consulenza vera e propria, prende sostanza dal momento in cui si cominciano a valutare i preventivi dei relativi fornitori da selezionare e, successivamente, i loro contratti.
In questa fase non verranno semplicemente messi a confronto i prezzi dei relativi preventivi, ma verranno considerati e valutati tutti gli elementi tecnici che ne determinano il prezzo. Solo in questo modo, si può fare una giusta valutazione e compiere la scelta più adatta alle esigenze.
Ogni preventivo e ogni contratto andrà letto con le dovute attenzioni, leggendo bene ciò che comprende e ciò che esclude; facendo attenzione agli orari di usufruibilità del servizio (per esempio per le location, per i camerieri, per gli open bar, ecc.); o ancora, studiando con attenzione i luoghi in cui è concesso ballare e fare musica.
Nella consulenza rientrano ovviamente anche:
- le indicazioni sul galateo del matrimonio;
- le indicazioni sulla giusta disposizione dei tavoli nella sala;
- la predisposizione delle planimetrie da fornire al catering;
- la personalizzazione dell’evento tramite il design ed i dettagli.
Con un consulente al tuo fianco verranno annullate le tue incertezze, perché ti sarà chiara la giusta strada da percorrere.
IL WEDDING PLANNER AIUTA NELLA SCELTA DI STILE
Lo stile, il famoso “tema dell’evento”, i colori e i dettagli, sono senz’altro ciò che si percepisce maggiormente in un matrimonio. Sono elementi visibili e concreti che caratterizzano e rendono unico il matrimonio, facendo molto spesso la differenza. Ovviamente la parte del planninig e dell’organizzazione deve essere sempre e, in primis, impeccabile.
Ma questi aspetti di stile non sono sempre curati direttamente dal wedding planner. Non tutti i wedding planner infatti, sono anche Wedding designer. Queste due figure, per quanto possano sembrare la stessa cosa e a volte coincidere nella stessa persona, sono in realtà due professioni diverse con compiti diversi.
Il wedding designer è un professionista creativo che si occupa dell’aspetto estetico del matrimonio, dando forma e colore alle idee degli sposi: dalle decorazioni all’illuminazione della location, passando per la grafica delle partecipazioni. Di questi aspetti a volte se ne occupa, come detto, il wedding planner stesso, se ha appunto le competenze e l’occhio artistico e creativo, in caso contrario questa fase viene demandata al wedding designer per avere l’impronta stilistica che solo un professionista del settore può lasciare.
IL WEDDING PLANNER COORDINA
Il coordinamento del matrimonio è la fase clou di tutta l’organizzazione e la pianificazione del matrimonio. È il momento in cui tutto quello che è stato deciso, scelto, immaginato prende forma. È il giorno del matrimonio e tutto deve essere perfettamente eseguito così come è stato desiderato e programmato.
Il wedding planner ha il compito di coordinare tutti i fornitori affinché il “wedding day” sia senza intoppi. Stilerà pertanto, una time line dettagliata della giornata e la condividerà, anticipatamente, con loro, con gli sposi e con tutti i partners e i collaboratori coinvolti.
Alcuni compiti da assolvere durante il coordinamento di nozze sono:
- accertarsi che la sposa si sia svegliata (ahaha, non proprio, ma sicuramente quel giorno ci sarà di sicuro un buongiorno “speciale”);
- Un recall con tutti i fornitori per assicurarsi che tutti siano operativi e che arrivino all’orario stabilito;
- supervisionare i vari allestimenti, da quello della cerimonia a quello del ricevimento;
- Verificare la disposizione della sala e controllare che i posti apparecchiati coincidano con la lista stilata insieme agli sposi, riportata anche nel Tableau de mariage;
- Coordinare i vari momenti e le diverse fasi, dall’ingresso in chiesa al momento scenografico del taglio della torta;
- Gestire gli imprevisti!!
Il wedding planner sarà un vero “direttore d’orchestra” e questo ti permetterà di goderti la giornata a pieno e con tranquillità insieme a tuo marito, ai i vostri genitori, amici e familiari senza dover inseguire nessuno.
Spero di aver fatto un po’ più di chiarezza su chi è e cosa fa il wedding planner, ma soprattutto spero che sia ora più chiaro il fatto che benché questo sia un bellissimo e affascinante lavoro, sia una vera e propria professione.
